Een lange wachttijd is de meest voorkomende klacht van SEH-patiënten. Tenzij er een levensbedreigende of urgente klacht is, kan een SEH-bezoek nou eenmaal veel tijd kosten. Informatiegebrek maakt het wachten gevoelsmatig alleen maar langer en frustrerender. Om patiënten zo goed mogelijk te informeren gingen onze verpleegkundigen regelmatig de wachtkamer langs voor updates. Het informeren ging ten koste van tijd voor medische zorg.

De Wachtverzachter biedt een veel slimmere en innovatievere oplossing voor dit proces van managen van verwachtingen en het informeren van patiënten. Het verbetert onze zorgkwaliteit: we zien een hogere patiënttevredenheid én betere personeelsinzet.

Per specialisme denk je samen met Door2doc scenario’s en zorgtijden per behandeling uit. Door de data over de feitelijke behandelingen bij te houden, wordt het systeem gaandeweg steeds nauwkeuriger. Acute zorg kan per definitie nooit geplande zorg worden. Maar de Wachtverzachter komt met de huidige technologie zo dicht in de buurt als mogelijk.

Verpleegkundigen hoeven minder tijd te besteden aan het informeren van patiënten.

Daarnaast kunnen we door de registratie van alle handelingen via de Wachtverzachter in combinatie met Capacity heel goed antwoord geven op de vraag: zetten we ons personeel op de beste manier in?

Capaciteitsanalyse leidde er bijvoorbeeld toe dat we er in de zomer één dienst af konden halen. Andersom maakte de combinatie van Hix- en Capacity-data duidelijk dat er bij de overgang van de avonddienst naar de nachtdienst een structurele onderbezetting was. Door wat avonddiensten te laten overlappen met de nachtdienst, losten we de te hoge belasting eenvoudig op.

Patiënten krijgen met de Wachtverzachter veel beter zicht op de wachttijd op de SEH. Ze ervaren minder frustratie en controleverlies. Informatie over de hoeveelheid bezette kamers of de binnenkomst van een spoedgeval, geven meer begrip. Dit merken we terug in de houding van de patiënt gedurende het contact.

Na plaatsing in een behandelkamer kan een patiënt via een persoonlijke QR-code de behandelstappen en uitleg lezen. Patiënten weten zo beter waar ze aan toe zijn. De code is deelbaar met naasten buiten het ziekenhuis zodat zij op de hoogte kunnen blijven van de voortgang. Tot 24 uur na ontslag heeft de patiënt de optie om een review te geven. Ook dit draagt bij aan de eigen regie. De structurele reviews helpen ons te monitoren hoe patiënten onze zorg ervaren.

Patiënttevredenheid drukt zich niet concreet uit in geld. Een business case maken is daardoor wat ingewikkelder. In directe zin bespaart de digitale Wachtverzachter de kosten rondom drukken, verspreiden en up to date houden van papieren folders. Interessanter vinden wij de indirecte winst: de bijdrage aan betere capaciteitsplanning. We voorkomen soms overbezetting, of juist onderbezetting en te hoge werkdruk. De kosten van MyLive valt, net als andere digitale tools, onder de ICT-begroting. Het drukt dus niet op ons afdelingsbudget.

Van start tot livegang werkten we ongeveer 3 maanden aan de implementatie van de Wachtverzachter. Het team van Door2doc heeft een duidelijk plan van aanpak en loodst je soepel door het traject. Na de livegang blijven de lijnen kort. Ons team overlegt maandelijks over de resultaten op inzet van personeel, financiën en de kwaliteit van onze zorg. Als blijkt dat er een aanpassing nodig is, lost Door2doc dat vaak al binnen een dag of twee op. Dat werkt erg goed.

De Wachtverzachter koppelt aan Hix en aan Epic. Het gebruik van bestaande systemen is onveranderd. We merken zelfs dat we door de extra data nog betere analyses kunnen uitvoeren dan toen we alleen Hix data hadden.

Sommige verpleegkundigen moesten eraan wennen dat patiënten kunnen volgen wat er achter de schermen gebeurt. Dat ze bijvoorbeeld zelf al zien dat een labuitslag klaar is en hier een verpleegkundige op aanspreken. We hebben de informatie aangepast, zodat een patiënt weet dat de arts eerst nog naar de uitslagen moet kijken en dan pas bij de patiënt terugkomt. In praktische zin moeten verpleegkundigen op een andere manier uitloggen, maar dat is een kwestie van aanleren. Verder hebben we ervaren dat vrijwilligers een goede schakel zijn in het wijzen van patiënten op de informatie van de Wachtverzachter. Sinds we hen die taak hebben gegeven, is het gebruik erg omhooggegaan.

De Wachtverzachter past goed bij een ziekenhuis dat innovatie belangrijk vindt. Dat digitaliseert wat er kan, zodat er meer tijd overblijft voor zorg. De schermen geven zo’n professionele uitstraling, al direct bij binnenkomst. Kom bij ons langs, kom kijken! Dan zie je direct dat het werkt.

Zie de kosten niet als onderdeel van het afdelingsbudget, maar als onderdeel van ICT, net zoals het EPD. En als laatste: onderschat niet wat een hogere patiënttevredenheid oplevert. Niet alleen voor de patiënt, maar ook voor het eigen personeel. Lezen wat er beter kan, maar ook dat patiënten blij zijn met wat je hebt gezegd of gedaan, is goed voor het hele team.