Zoals bekend is er veel krapte op de arbeidsmarkt, zeker in de zorg. Capaciteit uitbreiden voor Dokterswacht Friesland bleek moeilijk. Daarom keken we of we de gespreksduur konden verkorten. Smart Planning bood oplossing door patiënten op basis van urgentie en type contact te plannen. Deze module stelt automatisch afspraakvoorstellen voor bij het plannen van consulten op de huisartsenpost. Bovendien stelt het systeem automatisch de dichtstbijzijnde beschikbare locaties voor op basis van de postcode van de patiënt. Daardoor krijgt de triagist automatisch voorstellen voor afspraaktijd en locatie aangeboden. Topografische kennis van Friesland is daardoor niet meer nodig. Dit werkt veel sneller en prettiger. Dat horen we ook van triagisten terug en van de medewerkers van onze chatapp, die niet in Friesland werken.

Voor patiënten is het duidelijker dat ze kunnen kiezen uit twee voorstellen. De afspraakplanning verloopt daarmee patiëntvriendelijker.

Bijkomend voordeel is dat met het verkorten van de gespreksduur de patiënt minder lang hoeft te wachten aan de telefoon voordat hij te woord wordt gestaan door een triagist. 

Triagisten reageren erg positief. Zoals bij alle veranderingen is het natuurlijk wel even wennen en moet je het vertrouwen krijgen in het systeem.

Bovendien kunnen we in Spoed Dashboard terugzien hoeveel voorstellen van het systeem zijn opgevolgd door de triagisten. Aan de hand van het percentage opgevolgde voorstellen kun je in gesprek gaan met triagisten, het proces optimaliseren en zo nodig de configuratie van Smart Planning aanpassen.

We nemen feedback van onze triagisten en huisartsen erg serieus en proberen daar met Door2doc en Topicus een oplossing voor te vinden. Dat optimaliseert ons proces én triagisten en huisartsen vinden het fijn dat er iets mee wordt gedaan.

De implementatie verliep heel soepel. Wij hebben vijf huisartsenposten en de voorbereiding en start zijn heel goed gegaan. Je moet natuurlijk wel van tevoren de roosters van huisartsen, PA’s en VS-en en beschikbare capaciteit in VIPLive Planning goed hebben ingericht. En triagisten moeten uitleg krijgen over het systeem. Mocht er toch iets zijn, dan zijn onze contactpersonen bij Door2doc en Topicus heel toegankelijk.

Het is daarnaast fijn dat Door2doc en Topicus zo goed meedenken met veranderingen zoals de landelijke richtlijn rond het plannen van spoed in de nacht. We kunnen altijd samen sparren en nee is geen optie. We zijn erg blij met deze samenwerking.  

Het scheelt in bepaalde gevallen tijd voor de triagist. Die hoeft nu niet meer op te zoeken waar een dorp ligt bijvoorbeeld en ook het zelf berekenen wat het handigst in de agenda past hoeft niet meer. Het overleggen met de patiënt kost minder tijd. De gespreksduur is zichtbaar gedaald. Ook voor de huisarts is het goed omdat de afspraken gelijkmatiger over de agenda worden verdeeld. En de patiënt heeft daar dan natuurlijk ook weer baat bij.

Ja! We kunnen Smart Planning zeker aanbevelen en raden posten die deze oplossing overwegen aan om contact met ons op te nemen. We delen graag onze ervaringen.