Dokter Drenthe zet al jaren in op digitale innovaties als middel voor werkdrukvermindering en hogere zorgkwaliteit. We bieden bijvoorbeeld het digitale spreekuur waarin de patiënt niet telefonisch, maar via een app contact heeft met de huisartsenspoedpost. Smart Planning is ook zo’n systeemverbetering. Het ontzorgt de triagisten, want het ondersteunt bij het plannen en we spreiden patiënten zo beter over de posten in de provincie.

Als organisatie hebben we budgetten opgenomen voor innovaties. We zien Smart Planning als een duurzame systeemverbetering. We werken voortdurend aan werkdrukvermindering voor onze collega’s en aan wachttijdvermindering voor de patiënt. We zagen de potentie van Smart Planning om hier een waardevolle bijdrage aan te leveren.

Onze doelstelling is: de juiste zorg op de juiste plaats. We vinden het belangrijk dat de patiënt goed geïnformeerd is en snel kan worden geholpen bij een spoedvraag. Het slimme plannen draagt daar een steentje aan bij. Bovendien kunnen patiënten nu zelf de wachttijden raadplegen via de website.

Triagisten reageren erg positief. Zoals bij alle veranderingen is het natuurlijk wel even wennen en moet je het vertrouwen krijgen in een nieuw systeem. Een enkeling voelde verlies van regie. Dat zien we weleens terug in het dashboard, als triagisten op basis van eigen ervaring en afweging het afspraakvoorstel van Smart Planning niet opvolgen. Uiteraard evalueren we dit met elkaar zodat we het proces steeds meetbaarder en beter maken. In de loop der tijd hebben we zowel de configuratie van het systeem als de uitvoering van de triagisten al kunnen verbeteren.

Naast budget en ICT-koppelingen, focuste het projectteam op de adoptie van de tool door onze organisatie. We hebben de collega’s voortduren meegenomen in: ‘Waarom doen we dit? Wat levert het op? En wat betekent het voor jou?’ Met Remco was het heel laagdrempelig sparren. Hij heeft het projectteam en de collega’s op de werkvloer stapsgewijs meegenomen in het proces. We hadden een projectplan, een strakke tijdslijn en een goed communicatieplan. Dan doorloop je zo’n proces heel goed met elkaar.

Een 80% opvolging van voorgestelde tijden en locaties is onze graadmeter van succes. We monitoren daarnaast of de telefoongesprekken verkorten. De data uit Smart Planning maakt ons bewuster van beschikbare tijd en zorgverleners. We hebben de consulttijd aangepast, wachtkamers zijn minder vol en we ervaren minder druk.

Ja! De belangrijke winst is voor ons het post-overstijgend plannen. Triagisten hoeven niet langer zelf de agenda’s van alle posten na te gaan, maar krijgen een voorstel vanuit de tool. Het omgaan met verschuiving van de regie vraagt even aandacht, maar levert veel voordeel en positieve reacties op.

Wij zijn erg enthousiast over de begeleiding tijdens het implementatieproces en het inzicht in de data die we nu hebben. Dat is echt heel nuttig.